Japonların 5S Metodu

5S kuralı, 1950’lerde Japonya’da ortaya çıkmış, düzenli ve temiz bir çalışma ortamı oluşturmak ve bu ortamın sürekliliğini sağlamak için geliştirilen bir tekniktir. 5S, organizasyonlarda düzensizlik, temizlik eksikliği ve standartsızlık yüzünden oluşan kayıpları ortadan kaldırmak ve verimli bir çalışma ortamı yaratmak amacıyla geliştirilmiştir.

Japonca Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke kelimelerinin baş harflerinin bir araya getirilmiş halidir. Bu kelimeler sırasıyla ayıklama, düzen, temizlik, standartlaştırma ve disiplin anlamlarına gelmektedir. 

İsraf, ürüne veya hizmete doğrudan değer katmayan veya ürünün/hitmetin dönüşümüne katkıda bulunmayan her şeydir. İsraf, birçok farklı formda olabilir ve ürüne zaman ve maliyet ekler. İsrafı görmek, iyileştirmenin başlangıcıdır. Organizasyonlarda 8 temel israf vardır. Bunlar;

1. Hatalı Üretim
2. Fazla Üretim
3. Fazla Stok
4. Bekleme
5. Gereksiz İşler
6. Gereksiz Taşıma
7. Gereksiz Hareketler
8. Yanlış Vasıf (İnsan kapasitenin yanlış kullanımı)

1- Ayıklama-Sınıflandırma-Toparlama (Seiri)

Gerekli ve gereksiz malzemelerin birbirinden ayrıldığı adımdır. Kullanılmaz durumdaki unsurlara, malzemelere, güncelliğini yitirmiş doküman ve kayıtlara ne yapılacağına karar verilir. Gereksiz malzemeler ise çalışma alanından uzaklaştırılır ve kullanım sıklıklarına göre sınıflandırılır. Sınıflandırma işlemi işletmedeki her malzemenin doğru yerinde bulundurulması amacıyla yapılan düzenlemedir. İhtiyaç olmayan malzeme ve aletlerin ortadan kaldırılması ile iş güvenliğini sağlamak kolaylaşır, verimlilik ve ürün kalitesi artar.

Ayıklama adımının iyi yapılması diğer adımların etkili olması açısından çok önemlidir.

2- Düzenleme (Seiton)

“Her şeyin bir yeri olmalı, her şey yerli yerinde olmalı”

Sürekli ihtiyaç duyulan ekipman, demirbaş vb. malzemelerin bulunmasını ve kullanılmasını kolaylaştırmak amacıyla yapılan dizme, düzenleme ve tertip adımıdır. Amaç gerektiğinde kullanılmak üzere aranan malzemelere 30 saniye içerisinde ulaşmaktır.

Sınıflandırma aşaması aşağıdaki adımlardan oluşur:

1. Kullanılan malzemeler yerleştirilir,
2. Etiketleme-işaretleme yapılır, bölgeler, dolaplar ve dolap rafları numaralandırılır, yerlerine konan eşyaların isimleri etiketlenir.
3. “Yönlendirme”, “belirtme” ve “ikaz çizgileri” uygulanır.

Bir çalışma ortamında düzen olmaması iş kaybı, aşırı yorulma, fazladan insan enerjisi kullanımı nedeniyle güvensiz bir çalışma ortamı oluşturur.

3- Temizlik (Seiso)

Çalışma alanının her türlü tozdan, yağdan ve kirden arındırıldığı ve temiz tutulduğu adımdır.

Temizleme aşaması aşağıdaki adımlardan oluşur:

1. Temizlenecek yerler belirlenir,
2. Sorumlular belirlenir,
3. Temizlik, kontrol ve bakım yöntemleri listelenir,
4. Araç ve malzeme sağlanır, temizlik yapılır

Çalışma ortamının temiz olmaması çalışanların moralini bozarak psikososyal yönden risk oluşturur. Ayrıca iş hijyenini olumsuz etkileyerek bulaşıcı veya kısa süreli sağlık problemlerine neden olabilir. Toz ve kirlilik var olan problemleri gizler, kullanılan ekipmanları bozabilir ve iş kalitesini düşürerek iş kazalarına neden olabilir.

4- Standartlaştırma (Seiketsu)

Standartlaştırma adımı, diğer adımların sürekliliğinin sağlanması için oluşturulması gerekli olan standartlar, kontroller ve iyileştirmelerin bütünüdür. Diğer 3 adımın etkili yürütülmesini sağlar.

Standartlaştırma ile her bir adımda yapılacak işler standart hale getirilerek kontrolü kolaylaşır ve hataların bulunması sağlanır. Ayrıca iş güvenliği sağlanmış, çevre kirliliğinin olmadığı, düzenli ve temiz bir çalışma ortamının sürekliliği oluşur.

5- Disiplin (Shitsuke)

Diğer adımların sürekliliğini sağlamak için standartlaştırma adımı ile belirlenen standart ve kuralların düzenli olarak kontrol edildiği adımdır. Disiplin adımı, diğer 4 adımı birbirine bağlayan ve başarılması zor bir adımdır. Kişisel disiplin gerektirir. 5S’i sürekli gündemde tutmak için ortam, denetleme ve yöntemler belirlenir ve sürekliliği işbaşı eğitimlerle sağlanır.