Kamuda Dijitalleşme ve Bürokrasi

Dijitalleşme, bir iş modelini değiştirmek, yeni gelir ve değer üretme fırsatları sağlamak için dijital teknolojilerin kullanılmasıdır; dijital bir işe geçme sürecidir, der Gartner’ın IT Sözlüğü. Hayatımızın her alanında etkisini fazlasıyla hissettiğimiz dijitalleşme sayesinde dünya artık daha bir global, ürün ve hizmetlere ulaşım ise çok hızlı ve kolay bir şekilde sağlanıyor. Her platformda olduğu gibi teknolojik gelişmelerin artmasıyla birlikte kamu kurumları da hızlı bir dijitalleşme sürecine girdiler.

Kamuda dijitalleşme ile kamuya ait tüm organizasyon ve süreçlerinin dijitalleştirilerek yer ve zaman tasarrufunun sağlanması ve bu bağlamda hizmet sunumunda kolaylık sağlanması, kalitenin artması nedeniyle hem vatandaş memnuniyetinin artması hem de bürokratik işlemlerin neden olduğu ekonomik kaybın önüne geçilmesi amaçlanmaktadır. Tüm kamu birimlerinin birbirine bağlanması, faaliyetlerin bir adresten sunulması, etkililik, verimlilik, maliyet, vatandaş ve çalışan kamu personelinin memnuniyeti ve katılım imkânlarının geliştirilmesi bakımından bürokrasinin azaltılması ile önemli avantajlar sunmaktadır. Kamuda dijitalleşme ile bürokrasiyi azaltarak kırtasiye kullanım maliyetlerinden tutun, kargo masrafından personel istihdamına kadar her anlamda tasarruf sağlanmaktadır.

Kamuda dijitalleşme dünya için 80’lerden Türkiye için ise 2000’lerden itibaren hız kazanmıştır. Ülkemizde dijitalleşme bağlamında yönetim politikalarının hızlandırılması ve etkili bir şekilde kullanılmaya başlanılması Avrupa Birliği adaylık sürecinin etkili bir şekilde gündeme alınmasıyla başlamıştır. Mart 2000 tarihinde Lizbon’da toplanan Avrupa Konseyi Zirvesi üye ülkeler için eAvrupa Programı’nı ve Mart 2001 tarihinde Stockholm’da toplanan Liderler Zirvesi ise Birliğe aday ülkeler için eAvrupa+ Programı’nı kabul etmiştir. “Kamu hizmetlerine elektronik erişimin sağlanıp geliştirilmesi” başlıklı alt hedefi hayata geçirmek adına Türk kamu yönetimi sistemi: “Yasal, idari, kültürel, çevresel ve trafik bilgileri dahil olmak üzere çevrimiçi temel kamu verilerini dijitalleştirmek; Ülkenin temel kamu hizmetlerine genel elektronik erişim sağlamak; İşletmeler için basit çevrimiçi idari prosedürlerin belirlenmek (örneğin şirket kurmak için e-başvuru); Kamu sektöründe açık kaynak kodlu yazılım kullanımının desteklenmek ve Avrupa çapında deneyim paylaşımı yoluyla e-devlette başarılı uygulamalar kullanmak; Kamu sektöründe elektronik imza kullanımını desteklemek; Kamuda e-alımlar için bir e-pazar kurmak; Müzeler, kütüphaneler, topluluk merkezleri gibi kamu mekanlarında internet erişim terminalleri bulundurmak” olmak üzere 7 eylem alanı belirlemiş ve bu doğrultuda politikalarını ortaya koymuştur. Sözü edilen bu politikalarla bürokratik işlemleri azaltmayı, verimliliği ve etkililiği artırmayı, ekonomik büyümeye katkı sağlayarak etkileşime açık ve şeffaf bir kamu yönetimi oluşturarak vatandaşların demokratik süreçlere daha fazla katılımı amaçlanmaktadır.

Ülkemizin dijitalleşme sürecinde hepimizin hayatına girmiş somut dijital uygulamalara şöyle bir dönüp baktığımızda zaten e-devlet sisteminin kullanımı ve sistemin içine pek çok kamu kurumunun dahil edilerek vatandaşı ilgilendiren çoğu bürokratik işlemlerin buradan hızlıca halledilmesi, BİMER, CİMER gibi mekanizmaların işlemesi ve özellikle pandemi sonrası sağlık sisteminin de dijitalleştirilerek hayatımızda yer alması son yirmi yılda bu politikaların etkilerinin bizim hayatımızı ve kamu yönetiminin işleyişini nasıl kolay hale getirdiğini görmekteyiz. Merkezi ve yerel yönetimlerin, sensörler, gelişmiş ağlar, giyilebilir teknolojiler ve GPS sistemlerini kamu hizmetlerinde kullanmaya başlamasıyla hem bürokratik yük azaltıldı hem de vatandaşın işi kolaylaştı.  

Ancak tüm bu gelişmelere rağmen dijitalleşmeyi kullanarak vatandaş ve kamu personeli açısından bürokrasiyi yeterince azaltabiliyor muyuz? Özellikle Maliye Bakanlığında kendi yaşadığım deneyimlerden (on beş yıllık kamuda çalışma tecrübeme dayanarak) ve hem taşrada hem de merkezde çalışma fırsatı bulmuş bir personel olarak ülkemizin kamuda dijitalleşme macerasının bir kısmına tanıklık etmiş bulunmaktayım.  Ankara’nın uzak bir ilçesinde Malmüdürlüğünde çalışmaya başladığım ilk güne şöyle bir gittiğimde çuvallar dolusu ödeme evrakları arasında kaybolmuş memurları gördüğümde bu kadar işle çalışılır mı, yavaşça kapıdan çıksam eve mi dönsem diye düşündüğümü çok net hatırlıyorum. Yıllar içinde eşimin görevi nedeniyle Saymanlık saymanlık Türkiye’nin dört bir etrafını gezerken işlerin nasıl değiştiğini personelin veya amirlerinse bu değişime ne kadar direnseler de ayak uydurmak zorunda kaldıklarını gözlemleme fırsatı buldum. Halihazırda yazışmalardan tutun ödemelere, personel işlemlerinde ve vatandaşın hizmetimizi değerlendirmesi aşamalarına kadar pek çok iş ve işlem yalnızca dijital sürdürülmeye çalışılsa da evrak çıktılarıyla dosyalama işlemleri yapmaya bayılan amirler ve memurlar sayesinde kağıt yığınlarını arşivlemekle oldukça meşgul olduğumuzu görüyorum. Siber güvenlik, güvenli veri depolama merkezlerinin oluşturulması konularında halen problemler yaşansa da Google üzerinden kolaylıkla ulaşabileceğimiz pek çok veriyi bile arşivlemeye çalışıyoruz. Maliye Bakanlığı nezdinde yıllar içerisinde kadrolu memurların maaş ödemeleri ve kamuda genel bütçeye tabi kurumların harcama birimlerinin yaptığı giderlerin ve gelirlerin elektronik olarak tek merkezli bir program üzerinden yapılması hem verilerin sağlığı hem de işlerin kolaylaştırılması açısından büyük bir aşamadır. Ancak halen tüm evrak dökümlerinin fiziksel olarak imzalanarak arşivlenmesi ve elektronik ortamda taranarak ödeme evrakının ekinde sistemler üzerinden görülememesi sıkıntı yaratmaktadır. Yıllar içerisinde çuvallardaki evraklar ince dosyalara dönüşse de, memurlar klavyeleri artık iki parmak kullanmasa da bürokrasinin içerisinde değişimleri yakalamanın zorluğu açıkça görülmektedir. Bizler kendimizi bu değişime ne kadar açık olduğumuzu ikna etsek de bir nesil öncesinden gelen amirlerimiz ve bürokratik engeller maalesef ki dijitalleşmede hızlı ve verimli olmamızın önüne geçmektedir. Vatandaş nezdinde baktığımızda ise ellerinde akıllı telefonları olan yaşlı amcalarımızın bile sürece çok hızlı olmasa da daha iyi ayak uydurduğunu görüyoruz.

Kamu hizmetlerinin daha az maliyetle daha hızlı, etkili, verimli, şeffaf şekilde sunulması yönündeki çabaların gerçekleştirilmesine yönelik dijitalleşme süreci personelin ve vatandaşın eski alışkanlıklarından vazgeçmeleri zor olsa da dünyada olduğu gibi ülkemizde de zamanına uygun ve hızlı-etkili bir şekilde yapılmalıdır. Aynı zamanda bu durum devletin hizmet sunumuna ilişkin iyileştirme gereksinimlerinin yanı sıra dünyayla entegre olma, küresel arenada rekabet gücünü arttırmaya yönelik bir çabayı da içerdiği için dijitalleşme artık bir tercih değil zorunluluk haline gelmiştir. Kamu kurumları tarafından elektronik ortamda sunulan kamu hizmetleri, sade ve anlaşılır süreçlerle, daha az belge istenerek, vatandaşa en kolay ve en etkin yoldan, kaliteli, hızlı, kesintisiz ve güvenli bir şekilde ulaşabilmelidir.